Vie professionnelle : Sommes-nous devenus dépendants au collaboratif ?

Le digital a bouleversé notre façon de travailler et plus généralement toute l’organisation de la vie en entreprise.

À l’heure du travail en mode projet, du bonheur au travail et du flex office, comment les outils collaboratifs permettent-ils de mobiliser et de rapprocher les collaborateurs, tout en améliorant leur productivité ?

Face à la quantité grandissante d’informations à traiter (la gestion des mails occupe 30% de nos journées de travail), l’enjeu est majeur pour les entreprises et leurs managers de mettre en place des méthodes de communication efficaces pour alléger et faciliter les échanges.

Dans ce contexte, les outils collaboratifs apparaissent comme étant LA solution à tous nos maux. Alors, sont-ils un effet de mode ou une réelle avancée ? Comment mettre à profit cette évolution irréversible ?

La révolution des collecticiels !

Appelés aussi « collecticiels » ou « groupwares », les outils collaboratifs regroupent différentes familles ou catégories de logiciels, réseaux sociaux d’entreprise ou applications (gratuits ou payants) installés sur un ordinateur ou accessibles en ligne, permettant de travailler ensemble, en temps réel et à distance, grâce au partage facile et immédiat d’informations et de données. Les collecticiels sont accessibles partout et sur tous les devices (desktop et mobile).

Quel est leur raison d’être ? Simplifier la vie en entreprise, et le quotidien des managers multitâches ! L’usage d’Internet n’a jamais été aussi grand et les outils technologiques aussi nombreux et puissants qu’aujourd’hui. Dans ce contexte, les outils collaboratifs repensent notre façon de travailler ensemble, plus simplement et plus efficacement.

Les collecticiels offrent de nombreux avantages, tant pour les utilisateurs eux-mêmes que pour les entreprises qui les mettent en place. Lesquels sont-ils ? Pour quelles raisons adopter un -ou des -outil(s) collaboratif(s) ?

Parce qu’ils facilitent la communication. Ils permettent une communication plus facile et plus transparente au sein d’une équipe, notamment à distance et en particulier pour les entreprises multi-sites.

Parce qu’ils facilitent l’accès à l’information. En moyenne, un salarié reçoit près de 90 mails par jour, de la part des clients et partenaires, mais aussi de la part de ses collaborateurs, qui échangent sur l’avancement des dossiers internes. Les collecticiels permettent de désengorger les boîtes mail et donnent la possibilité d’accéder rapidement à la bonne information et au bon interlocuteur (moins de silo, plus de transversalité, fini le « qui fait quoi » et « où est la dernière version de ce document »)

Parce qu’ils améliorent la cohésion au sein d’une équipe, et favorise l’esprit de corps. Plusieurs collaborateurs peuvent intervenir au sein d’un groupe de réflexion, ce qui favorise l’intelligence collective et l’éclosion d’idées. Chacun peut laisser ses commentaires, apporter sa vision des choses, et se sentir mieux entendu et valorisé.

Parce qu’ils accompagnent une gestion de projet. Ils permettent de planifier et piloter des projets à plusieurs. Via leur plateforme, ils permettent un meilleur respect des échéances et en facilite la visualisation. Il est possible de répartir les tâches au sein d’un groupe, de les planifier dans le temps, de partager et synchroniser les documents. On est ainsi plus efficace, on libère du temps et de l’attention pour d’autres tâches.

Parce qu’ils facilitent le partage des documents. Lorsque l’on veut échanger, envoyer ou bien recevoir des fichiers, surtout s’ils sont volumineux, la solution est d’héberger ces données en ligne via le cloud. Ainsi, les fichiers sont accessibles par tout le monde, partout, à tout moment et depuis tous les devices.

Une grande diversité d’outils !

L’actualité des outils collaboratifs en ligne est très riche et il est impossible d’en établir une liste exhaustive, tant le nombre d’outils évolue et grandit chaque jour. Afin de nous aiguiller dans nos choix, de nombreux médias, guides et blogs, proposent leurs propres sélections et comparatifs.

Du réseau social d’entreprise (RSE) aux outils de gestion de projet en passant par la messagerie instantanée, il existe toutes sortes de collecticiels : gratuit ou payant, suite bureautique en ligne, logiciel ou application installés sur un ordinateur, ChatOps, RSE. Il y a l’embarras du choix !

Alors, posez-vous la question : quels sont mes besoins ? L’objectif est de trouver la ou les solutions qui présentent les ressources nécessaires pour répondre à vos besoins et usages. Ensuite, il vous faudra étudier et comparer les solutions entre elles : la solution gratuite suffit-elle ? ses fonctionnalités ne font-elles pas doublon avec les outils dont je dispose déjà, comment intégrer cette solution aux autres ?

Pour choisir les outils les plus appropriés, il convient de connaître les nouveautés et les avis. Vous pouvez consulter le comparateur de logiciels Appvizer qui publie de nombreux guides, tutos et comparatifs, ainsi que le site Outils Collboratifs qui propose un panorama complet de tous les nouveaux outils collaboratifs.

Panorama des outils les plus connus classés par famille d’outils. 

Choisir le bon outil ne suffit pas, il faut également réussir sa mise en place !

Une majorité d’experts RH pensent que les plateformes collaboratives sont fondamentales, aussi les entreprises sont de plus en plus nombreuses à intégrer des outils collaboratifs afin de faciliter les échanges au sein de leurs équipes.

Quelques règles sont essentielles si l’on veut réussir sa mise en place, il faut :

  • Impliquer les futurs utilisateurs dans le processus de réflexion et de test. Ils pourront ainsi s’approprier les outils et apporter leur retour d’expérience
  • Faire preuve de pédagogie et donner du sens au changement, les collaborateurs comprendront l’intérêt de la démarche
  • Impliquer le management qui doit donner le bon exemple
  • Prendre le temps de changer les (mauvaises) habitudes. Il faut environ 9 mois pour finaliser l’installation et la pleine utilisation d’un espace collaboratif
  • Prévoir un plan de formation pour tous les collaborateurs

Mais attention, les collecticiels ont leurs limites ! Il faut donc veiller :

  • à la sécurité de vos données confidentielles : comment les sauvegarder et les protéger, comment gérer les droits d’accès des utilisateurs
  • à l’interopérabilité des outils : il est possible de connecter vos outils ensemble et de les intégrer à votre solution cloud, notamment grâce à des API ouvertes (il faut l’intervention d’un développeur), sinon, si l’on ne sait pas coder, il y a Zapier qui permet de réunir tous ses logiciels de gestion de projet collaborative et d’automatiser l’utilisation des applications web
  • aux coûts cachés : au-delà des licences des logiciels si l’on opte pour les versions payantes, il y a les coûts de formation du personnel

Source : Wimi, un outil de Gestion de projet en ligne & travail collaboratif 

Les outils de travail collaboratifs permettent de gagner du temps et de la productivité, ils bouleversent les façons de travailler et de communiquer. Ils apportent plus de transversalité et facilitent l’innovation et l’intelligence collective.

Leur marché est florissant. En effet, selon une étude de McKinsey :

Les entreprises ayant recours aux outils collaboratifs accroissent leur productivité de 20 à 25 % The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies, 2012.

A l’avenir, les salariés seront de plus en plus nombreux à être mobiles. Les outils collaboratifs se présentent donc comme étant LA solution pour faciliter les échanges internes au sein des entreprises.

Attention cependant, il faut compter également avec leurs effets néfastes : fragmentation du rythme de travail, perte d’efficacité due au trop grand nombre d’informations parasites et inopportunes etc….

Ainsi que Michael Fauscette, directeur de recherche chez G2 Crowd, le déclare :

« Au lieu d’avoir trop de courriels, les employés risquent d’être submergés par les notifications et les messages ».

Selon lui, les codes de bonne conduite ne suffiront pas (droit à la déconnexion, changement de statut des messageries instantanées..), il faudra avoir recours à l’intelligence artificielle pour filtrer les messages des utilisateurs, ainsi, ne seront conservées que les informations adaptées à chaque utilisateur.

Et vous, qu’en pensez-vous ? Faites-nous part de votre expérience, et dites-nous quel est l’outil qui a révolutionné votre vie professionnelle !

Sources

Cadremploi : 5 outils collaboratifs qui changent la vie des cadres 
French web : 7 outils pour faciliter la collaboration au sein de votre entreprise
Comment ça marche : les outils collaboratifs en ligne pour l’entreprise
Wimi : 7 raisons d’utiliser les outils collaboratifs
Sellsy : les outils collaboratifs améliorent de 20 à 25% la productivité des entreprises

Par | 2018-09-24T23:28:54+00:00 lundi, 24 septembre, 2018|Catégories : RH & Management|

À propos de l'auteur :

Après plusieurs expériences en commerce international, j'ai décidé de suivre le MBA E-Marketing & E-Commerce à l'ILV afin d'accompagner les entreprises dans leur transformation digitale. Je m'intéresse aux nouveaux usages digitaux et aux formidables opportunités qu'offre le numérique #MBAMCI

Un commentaire

  1. David Galiana 25 septembre 2018 à 9 h 41 min - Répondre

    Bonjour Anne et merci d’avoir cité Wimi dans vos sources. Vous êtes la bienvenue si vous souhaitez aller plus loin dans l’exploration de Wimi. 🙂

Laisser un commentaire

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.