Organiser un webinar : clefs du succès

Le webinar n’est pas un dispositif nouveau et il est largement usité, mais en connaissez-vous toutes les règles et usages ? Si vous deviez mettre en ligne un webinar dans quelques semaines (dédicace aux #MBAMCI PT) : comment vous organiseriez-vous ? Quelles seraient les étapes clefs à suivre pour réussir l’organisation de votre webinar ?

Voici un premier tour d’horizon des actions à mener en amont pour préparer sereinement une webconférence. Viendra ensuite, le mois prochain,  un deuxième article pour faire le point sur les outils à sélectionner et les opérations à effectuer pendant et après le webinar.

Le terme webinaire (webinar en anglais) est la contraction des mots web et séminaire. Il est également nommé webconférence. Il s’agit donc d’un séminaire proposé en ligne, basé sur des outils de visio-conférence. Il se déroule en ligne, à une heure précise, et avec un certain nombre d’invités. C’est un puissant outil marketing pour faire connaître une entreprise ou valoriser une expertise.

#round 1 – Des objectifs tu définiras

Le webinar peut être proposé à des audiences plus ou moins importantes, sur des sujets variés. Il peut remplir plusieurs objectifs : mettre en place une formation à distance en évitant des coûts de déplacement, concentrer et mobiliser une audience autour d’une expertise, prospecter  avec une forme de communication valorisante…

Plus le thème du webinar est spécialisé, plus son audience est réduite. Le temps de parole donné aux intervenants et la possibilité d’expression laissée aux participants dépendent évidement du niveau de spécialisation de la conférence. Des objectifs clairs et ciblés permettent de mieux calibrer le contenu, de mieux communiquer sur le webinar et de convaincre un maximum de personnes qualifiées à s’inscrire.

# round 2 – Un thème porteur tu sélectionneras

Webinar : à retenir

          WEBNIAR : le thème élément essentiel

L’objectif est d’attirer une audience ciblée qui quittera le webinar avec  des réponses à ses questions et une image positive de l’organisateur. Comme pour une conférence traditionnelle, la qualité du contenu est l’élément clé d’un webinar réussi.

Facteurs clefs de succès : un titre et une accroche qui suscitent l’intérêt. Privilégiez les titres courts et percutants et cherchez à interpeller une cible qualifiée. Le titre doit lui permettre de comprendre rapidement l’intérêt de passer 2 heures de son temps à vous écouter. Vous devez donc faire des tests et bien mettre en avant les bénéfices à suivre la conférence.

# round 3 – Un plan d’animation rythmé tu établiras

Contrairement à ce que beaucoup de gens pensent et font, un webinar qui fonctionne n’est pas une simple présentation Powerpoint. Pour que l’audience reste captive et concentrée jusqu’au bout de votre présentation, il faut lui donner du rythme.

Voici une proposition de structure pour cadencer votre conférence :

  1. Annonce de la promesse : ce que vont apprendre les participants au cours du webinar.
  2. Présentation des principaux problèmes rencontrés par la cible qui vont être traités pendant le webinar. Donner une bonne raison à votre audience de rester jusqu’au bout sans tout dévoiler !
  3. Analyse des solutions, contenus, idées, partis pris observés sur le marché.
  4. Présentation du coeur de la réflexion, recommandation, solution, produit selon les cas.
  5. Incitation à l’action : qu’est ce que votre cible va mettre en application.
  6. Séquence questions-réponses live.

# round 4 –  Un contenu pertinent tu prépareras

Il est important d’éviter les contenus purement commerciaux pour privilégier ceux à forte valeur ajoutée. Veillez à toujours rester au cœur du sujet. Faites ressortir les points clés et préférez le travail avec des visualisations plutôt que des énumérations interminables. La structure des slides de présentation doit être simple et pertinente. Des mots-clés peuvent par exemple, venir soutenir le discours en s’affichant réellement au moment où ils sont utilisés dans l’exposé oral. Enfin, veillez à un rythme adapté, de manière à ce que vos participants ne s’ennuient pas mais ne perdent pas le fil non plus. 

# round 5 – L’horaire et le jour, tu soigneras

salle de reunion vide

                    WEBINAR : bien choisir le jour et l’heure

Si vous voulez que votre webinar soit un succès, vous allez devoir choisir parfaitement la date et l’horaire. Les lundi et vendredi sont des journées chargées ou prises en congés, tandis que le mercredi est parfois non travaillé par les parents. Le mardi et le jeudi s’imposent donc comme les meilleures journées pour organiser votre conférence.

Pour éviter de perturber la journée des participants, il est recommandé de choisir un horaire en début d’après-midi ou en fin de journée. 13h ou 17h sont donc des horaires parfaits pour débuter votre webinar.

Sa durée doit être limitée à 30 minutes maximum pour le temps de l’exposé et 30 minutes pour les questions/réponses. La séquence finale des questions/réponses est primordiale, elle instaure un temps de communication direct avec vos participants et favorise l’interaction.

# round 6 –  L’invitation, tu soigneras

Lancez l’invitation à votre webinar sur l’ensemble de vos canaux un mois avant la date : site/blog, la signature de vos e-mails, courriers ciblés, réseaux sociaux, newsletter… Annoncez régulièrement votre événement sur Twitter ou envoyez des rappels réguliers par e-mail. Envoyez un communiqué de presse, en utilisant les plateformes spécialisées telle que site webinarinfo.

Dés qu’un internaute s’inscrit, envoyez-lui un premier e-mail pour le remercier de son inscription et pour mettre en avant le contenu du webinar. Pensez aussi à renvoyer un e-mail de confirmation la veille du webinar et un autre 1h avant le démarrage.

L’e-mail d’invitation peut se présenter ainsi :

  • Le titre de l’e-mail doit être court et précis. 
  • Le contenu de l’e-mail doit reprendre les puces qui se trouvent sur la page d’inscription tout en les détaillant un peu plus.
  • L’annonce doit insister sur le coté unique de ce webinar. La date, l’ heure et les formalité d’inscription sont mises en avant. Inciter vos invités à noter la date dans leur agenda et suggérer la programmation d’une alarme 1h avant le début !

La landing page ou page d’inscription devra :

  • présenter le thème du webinar, son contenu, ses intervenants, la date et l’heure, ainsi que l’outil utilisé pour participer à la conférence.
  • proposer une procédure détaillée sur la façon de s’y connecter.
  • valoriser les intervenants en intégrant un biographie, en insérant leur photo.
  • détailler le programme de manière structurée et présenter de manière précise ce que vont apprendre les participants.
  • contenir des call to action pour inciter les visiteurs à s’inscrire rapidement. Si les places sont limitées, dites-le, cela permettra à certains internautes de s’inscrire plus vite.

Pensez à faire des tests de vos landing page. Testez en priorité vos accroches, ensuite vos puces puis vos boutons de call to action avant de finir par les couleurs et la mise en page.

success digital

WEBINAR : la co-animation augmente les chances de succès

# round 7 – un co-animateur tu choisiras

Le fait de présenter un webinar à plusieurs et d’inviter des experts permet de :

  • bénéficier de la notoriété et de la visibilité de l’expert
  • donner plus de valeur au webinar
  • dynamiser la conférence, de la rendre plus dynamique

En revanche, une co-animation demande certaines précautions. Il est essentiel de bien communiquer avec son complice et pour que tout soit totalement fluide, pensez à  :

  • réaliser un brief détaillé sur le contenu
  • vous mettre d’accord sur les dates et programmez des rappels à envoyer par e-mail et par sms à différents jours d’intervalle avant le webinar, convenez de plusieurs RDV la semaine de l’événement, téléphonez au co-organisateur 4h avant l’événement
  • partager des templates. Deux semaines avant le webinar, fournissez à l’autre intervenant vos propres slides plus des modèles vierges qu’il pourra utiliser pour y insérer  ses contenus. Indiquez la police d’écriture à utiliser pour les titres de slides, les sous titres, les puces etc…
  • vérifier que l’outil de présentation utilisé est bien le même.
  • mettre l’ensemble des slides en forme (alignement, transitions etc) 

 

# round 8 –  Du bruit sur les réseaux sociaux tu orchestras

Il faut ensuite communiquer, communiquer et encore communiquer sur votre webinar pour attirer des participants.

Les réseaux sociaux s’avèrent très utiles pour faire la promotion d’un webinar, pour en bénéficier, voici les opérations  à réaliser  :

  • créer un hashtag Twitter : c’est un très bon moyen de faire parler du webinar avant, pendant et après la présentation. Faites en sorte de trouver un hasgtag court et facilement mémorisable.
  • créer un événement sur Google Plus : modifiez la couverture de votre page Google plus aux couleurs et messages de votre webinar. Postez des messages sur vos pages. Tous vos suiveurs seront avertis.
  • partagez sur Linkedin : utilisez des outils comme buffer pour partager votre webinar dans tous les groupes Linkedin sur lesquels vous êtes inscrits.

 

Voila pour la liste des recommandations, vous êtes q uasiment prêts. Il vous reste à choisir l’outil technique qui supportera votre webinar, qui vous permettra de l’animer,  de le mettre en ligne et de le diffuser. Pour vous préparer à ces derniers rounds, nous vous donnons rendez-vous le 2 MARS. D’ici la, bons entrainements.

a vos agendas