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Où en êtes-vous dans la gestion de vos projets ? Votre thèse est-elle en cours d’avancement comme vous le souhaitez ? Vous sentez que vous êtes en standby et perdu dans l’évolution de vos idées ? Pas de panique, il est possible de remédier à tout cela. Servez-vous un bon chocolat chaud, prenez votre plaid le plus doux et asseyez-vous confortablement pour la lecture de cet article et l’essai imminent de chacun des outils de gestion qui vous sont présentés !

Il est toujours bon de rappeler que l’organisation est un point prédominant dans l’avancée et la réussite de nos projets, surtout lorsque notre temps est précieux. Mes camarades du MBAMCI seront d’accord : le gain de temps, d’efficacité et de productivité est essentiel à nos différentes activités. C’est pourquoi de nombreux outils de gestion de projet ont été créés et ont tout intérêt à être utilisés par vos soins.

Avant de parler de ces outils, il est important de noter que chacun d’eux est propre à lui-même et il faut savoir choisir ceux qui conviennent le mieux en termes d’organisation et de complémentarité.

C’est pourquoi leur introduction vous aidera à mieux porter votre choix en fonction de vos besoins et sans vous éparpiller.

La simplicité d’un outil et le nombre de logiciels que nous utilisons sont deux choses à prendre en compte afin d’améliorer notre productivité de manière sereine. Prendre un outil avec trop de fonctionnalités, c’est finir par s’y perdre, comme le fait si bien remarquer Kathy Sierra à travers le graphique « Featuritis Curve » ci-contre.

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Voici donc 8 outils de gestion et d’organisation qui peuvent être les mieux adaptés en fonction de vos besoins.

Générer les idées et les noter de manière efficace et cohérente

Tout projet naît d’une idée et toute idée est souvent posée parmi plusieurs autres sur la table. Pourtant une organisation n’est pas toujours pensée derrière.

Alors, plutôt que d’utiliser des post-it qui risquent de s’envoler au moindre coup de vent, pourquoi ne pas se servir d’outils qui permettent de tout répertorier au même endroit ?

Ainsi viennent Evernote et Notion.

Evernote a été créé en 2008 et a rapidement su s’imposer comme “la solution” afin d’éviter la perte de vos notes papiers. Le logiciel vous permet également d’avoir différents médias, tels que des images, des vidéos ou même des audios, ainsi que des pages web. Tout cela classé par catégories et mots-clés (par un système d’étiquette) afin de faciliter l’organisation et la recherche dans vos notes.

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Notion (2018), logiciel à l’aspect minimaliste, propose de prendre des notes avec 30 types de contenus (PDF, fichiers, Google Doc, vidéos, etc.). Le principe est le même que Evernote avec des fonctionnalités supplémentaires, telles que la gestion des tâches, par exemple.

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Organiser et planifier son travail en structurant ses idées

La génération et la structuration des idées restent indispensables afin d’avoir une approche claire de son projet et de l’avancée qu’il prend. C’est pourquoi, le MindMapping (cartographie mentale) peut être un excellent recours afin de déterminer et catégoriser les différents sujets abordés. Pour cela, il existe MindMeister ou encore Miro.

MindMeister (2007) est un outil de MindMapping qui permet d’organiser ses idées sous forme de brainstorming ainsi que de les développer. C’est un outil collaboratif qui permet à ses utilisateurs de travailler ensemble en temps réel sur la création et modification de la carte mentale.

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Miro, logiciel lancé en 2019, connaît un essor auprès du public professionnel et particulier grâce aux différentes fonctionnalités de MindMapping qu’il présente. Il permet de créer des brainstorming et plans de projets clairs. Il peut être un excellent outil pour l’organisation d’un mémoire ou d’une thèse (Merci Alexandre Stopnicki pour ces précieux conseils).

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En ce qui concerne l’organisation et la planification, Trello et Airtable sont 2 outils qui peuvent vous être utiles.

Trello (2011) est basé sur un système de tableaux, listes et cartes à organiser avec des deadlines, des tâches et des commentaires adressés à des personnes. L’organisation se fait en fonction des priorités et de manière intuitive.

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Airtable, fondé en 2012, a basé sa manière de fonctionner sur celle d’Excel et de Google Sheets. En plus de maîtriser les chiffres, il permet d’intégrer d’autres éléments, qu’il s’agisse de dates, d’informations (téléphone, mail), de médias, etc. Le logiciel peut ainsi vous permettre de concevoir une base de contacts, un planning éditorial, un calendrier partagé, un catalogue de produits ou une revue de code (développement application).

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Penser au stockage et au partage des informations en temps réel

Pour le stockage des différents médias et documents, Google Drive n’est plus à présenter. En plus de la gratuité d’utilisation sur un stockage suffisamment conséquent, la plateforme permet de travailler de manière intuitive et de passer d’outil en outil en quelques clics. Le partage est rapide et le travail collaboratif est présent (sauf quand les différents services du géant américain deviennent soudainement inaccessibles pendant près de 45 minutes. Avouez-le, vous aviez aussi la goutte de sueur qui perlait sur votre front !).

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Rédiger son texte de manière optimale

Pour aller dans la continuité de Google Drive, Google Docs est un bon outil pour la rédaction de contenu. Ses fonctionnalités sont quasiment les mêmes que l’on retrouve sur Word, ce qui permet de passer avec aisance d’un outil à l’autre. Autre point : il est possible de travailler hors connexion (possible dans tout l’outil Google Drive).

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Maintenant que vous avez les clés en main, vous pouvez vous lancer dans votre projet avec panache !

Et vous, quels sont les outils de gestion de projet que vous avez déjà pu tester et que vous recommandez ?

Pour aller plus loin

Vous voulez en apprendre plus sur le MindMapping et ses effets vertueux ? Alors lisez cet article de Youssef Yakhlifi :

Comment utiliser le mind mapping pour stimuler l’intelligence collective ?

Vous souhaitez connaître d’autres logiciels dans d’autres domaines ? Vous pouvez lire l’article de Nikola Stamenkovik :

Les 5 meilleurs logiciels pour créer votre jeu mobile

Sources

Kathy Sierra :

Evernote :

Notion :

MindMeister :

Miro :

Trello :

Airtable :

Google Drive :

Google Docs :

Marketing Bienveillant :